„Self-service în practică” — Partea 2
„În cât timp se va amortiza?” Aceasta este una dintre primele întrebări pe care le primim atunci când cineva începe să analizeze o soluție de autoservire. Întrebarea este perfect logică, însă nu există un singur răspuns valabil pentru toate situațiile.
Un kiosk într-un restaurant de tip fast-food, un sistem pentru cantine și alimentație industrială, dispozitivele pentru plăți în numerar și diferitele automatizări software rezolvă probleme diferite. Printre acestea se numără sisteme bazate pe inteligență artificială care monitorizează lipsurile sau neconcordanțele, precum și software care transmite comenzile de pe platformele de livrare a mâncării direct pe ecranul sistemului utilizat de restaurant. Fiecare dintre aceste soluții generează un alt tip de beneficiu și, prin urmare, rentabilitatea trebuie calculată diferit.
Există însă câteva principii generale care ne ajută să facem un calcul realist. Exact pe acestea le vom analiza aici.
Investiția nu înseamnă doar prețul hardware-ului
Atunci când oamenii analizează sisteme de autoservire, de obicei compară mai întâi prețul dispozitivelor fizice — kiosk, terminal sau alt hardware necesar. Este de înțeles, deoarece hardware-ul este partea cea mai vizibilă a sistemului. Un proiect funcțional însă rareori se rezumă doar la acesta.
În funcție de aplicație, pot fi necesare un terminal de plată, un dispozitiv fiscal, o imprimantă, un scanner, o tabletă specializată, un ecran pentru bucătărie, un ecran pentru comenzile finalizate sau alte echipamente periferice. La acestea se adaugă instalarea, configurarea și integrarea cu software-ul pe care compania îl utilizează deja.
Există și costuri recurente pentru software, licențe, conectivitate și suport tehnic. În cazul proiectelor mai puțin standardizate, uneori nu există o soluție gata făcută și este necesară dezvoltare suplimentară. În anumite situații, sistemul trebuie creat aproape de la zero, ceea ce modifică atât bugetul, cât și termenul de implementare.
De aceea, calculul trebuie să pornească de la costul total al sistemului finalizat și funcțional, nu de la prețul unui singur dispozitiv. Dacă omitem o parte dintre componentele necesare, perioada de amortizare va părea mai scurtă, dar nu va fi una realistă.
În ce constă rentabilitatea investiției?
Cel mai simplu este să analizăm rentabilitatea în trei direcții: economii directe de costuri, timp eliberat pentru personal și venituri suplimentare.
Economiile directe sunt cel mai ușor de măsurat. Acestea pot proveni din reducerea muncii manuale, diminuarea erorilor de introducere a datelor, un control mai bun, limitarea abuzurilor sau reducerea altor pierderi zilnice. În cazul anumitor sisteme, este posibil ca afacerea să poată funcționa și cu o echipă mai mică, însă acest lucru nu trebuie considerat un rezultat automat al instalării unui dispozitiv.
Într-un restaurant de tip fast-food, de exemplu, casierul rareori se ocupă doar de preluarea comenzilor. Acesta îi ajută pe clienți, urmărește procesul, pregătește produse și intervine atunci când apare o problemă. Dacă acest post este eliminat, celelalte responsabilități nu dispar. Cineva trebuie să le preia.
Mai frecvent, sistemul nu elimină angajatul, ci îi eliberează o parte din timp. Clientul își introduce singur comanda, iar angajatul se poate concentra pe pregătire, servire sau alte activități care înainte rămâneau în plan secund. Acest timp are valoare, dar numai dacă este utilizat eficient. Dacă activitatea continuă în același mod ca înainte, beneficiul va rămâne în mare parte doar teoretic.
Veniturile suplimentare depind de domeniu. Într-un restaurant de tip fast-food, sistemul poate ajuta la servirea unui număr mai mare de clienți în orele de vârf, poate reduce numărul celor care renunță din cauza cozilor sau poate crește valoarea medie a comenzii. În cazul unui magazin automatizat sau al unei soluții de tip vending, beneficiul poate proveni din vânzări realizate în afara programului obișnuit. În cazul unui sistem pentru cantine sau alimentație industrială, efectul poate consta în servirea mai rapidă a unui număr mare de persoane într-un interval scurt și într-o mai bună organizare a comenzilor plasate în avans.
Nu este suficient să spunem pur și simplu că un sistem va crește veniturile. Trebuie să știm de unde va proveni această creștere și cum o vom măsura.
Cum arată calculul de bază?
Formula cea mai simplă arată astfel:
Perioada de amortizare = investiția inițială ÷ efectul net lunar
Efectul net lunar include economiile reale de costuri, valoarea timpului eliberat care este utilizat efectiv și profitul suplimentar. Din acestea trebuie scăzute costurile recurente pentru software, mentenanță, licențe și conectivitate.
Un calcul bun nu ar trebui să pornească de la perioada de amortizare dorită, ci de la o analiză sinceră a procesului. Ce se face în prezent? Cât timp de lucru necesită? Unde apar erorile? Ce se va schimba efectiv după implementare?
Cu cât răspunsurile sunt mai concrete, cu atât estimarea va fi mai realistă. Dacă beneficiile estimate sunt descrise doar prin formulări generale precum „servire mai rapidă” sau „optimizarea personalului”, acestea vor fi dificil de inclus într-un calcul de încredere.
Beneficiile care se cuantifică greu într-un tabel
Nu orice beneficiu are o valoare financiară imediată. Asta nu înseamnă că trebuie ignorat.
Un sistem bine ales le arată clienților că afacerea se dezvoltă și caută modalități mai comode de servire. Acest lucru poate avea un efect pozitiv asupra imaginii locației și poate crește încrederea. Desigur, este valabil și contrariul. Un sistem lent, confuz sau nesigur îi poate îndepărta pe oameni. Noua tehnologie nu reprezintă un avantaj în sine. Ea trebuie să fie rapidă, ușor de înțeles și potrivită pentru locul în care este utilizată.
Automatizarea are importanță și pentru retenția personalului. Tot mai puțini oameni își doresc să își petreacă întreaga zi de lucru efectuând aceleași acțiuni repetitive. Preluarea și transmiterea comenzilor, introducerea acelorași informații și repetarea continuă a acelorași operațiuni pot deveni solicitante, chiar dacă din exterior par ușoare.
Atunci când o parte din această muncă repetitivă este preluată de sistem, activitatea poate deveni mai variată și mai puțin solicitantă. Uneori, tocmai acest lucru ajută compania să păstreze un angajat care altfel și-ar căuta un alt loc de muncă. Acest beneficiu este dificil de calculat, însă nici costul recrutării și instruirii constante a unor oameni noi nu este mic.
Printre beneficiile indirecte se pot număra și mai puține erori, o evidență mai bună, mai multe informații despre comportamentul clienților și o planificare mai ușoară. Acestea nu generează întotdeauna venituri imediate, dar adesea îmbunătățesc modul în care este administrată afacerea.
Fiecare sistem va avea propriul calcul
Un calcul universal ar fi convenabil, dar ar putea fi înșelător. Un kiosk într-un restaurant fast-food, un sistem pentru o cantină, echipamentele pentru gestionarea numerarului și diferitele automatizări software au costuri diferite și generează tipuri diferite de beneficii. În cazul unei soluții, principalul avantaj poate fi timpul economisit, în cazul alteia — funcționarea fără intervenția unui angajat, iar în cazul unei a treia — un control mai bun și reducerea pierderilor.
De aceea, în acest articol prezentăm principiile generale. În fiecare material următor din seria „Self-service în practică”, dedicat unui sistem concret, va exista o secțiune separată despre rentabilitatea acestuia. Vom analiza ce include investiția, ce costuri recurente există, ce economii generează și în ce condiții are sens din punct de vedere economic.
La acest material vom adăuga treptat linkuri către articolele respective. Astfel, fiecare cititor va putea mai întâi să înțeleagă logica generală, iar apoi să vadă cum se aplică aceasta soluției care îl interesează.
La SelfService.bg credem că un calcul bun nu este cel care promite cea mai scurtă perioadă de recuperare a investiției. Un calcul bun include toate costurile, nu exagerează beneficiile și ține cont de modul în care sistemul va fi utilizat în condiții reale.
Iar atunci când o parte dintre necunoscute nu pot fi încă determinate, cel mai rezonabil punct de plecare este o discuție. Ne puteți contacta pentru o consultație inițială gratuită. Vom analiza procesul pe care doriți să îl automatizați și vă vom ajuta să stabiliți ce costuri și beneficii trebuie incluse în calculul dumneavoastră.
