„Self-service на практика“ — Част 2
„За колко време ще се изплати?“ Това е един от първите въпроси, които получаваме, когато някой започне да проучва система за самообслужване. Въпросът е напълно логичен, но няма един отговор, който да важи за всички.
Киоскът в заведение за бързо хранене, системата за столово и индустриално хранене, устройствата за разплащане в брой и различните софтуерни автоматизации решават различни проблеми. Сред тях са системи с изкуствен интелект, които следят за липси или разминавания, както и софтуер, който подава поръчките от платформите за доставка на храна директно към екрана на използваната от заведението система. Всяко от тези решения носи различен вид полза и затова възвръщаемостта му трябва да се изчислява по различен начин.
Има обаче няколко общи принципа, които помагат да направим реалистична сметка. Точно тях ще разгледаме тук.
Инвестицията не е само цената на хардуера
Когато хората проучват системи за самообслужване, обикновено първо сравняват цената на физическите устройства — киоск, терминал или друг необходим хардуер. Това е разбираемо, защото хардуерът е най-видимата част от системата. Един работещ проект обаче рядко се състои само от него.
В зависимост от приложението може да са необходими платежен терминал, фискално устройство, принтер, скенер, специализиран таблет, кухненски дисплей, екран за готови поръчки или друга периферия. Към тях се добавят инсталацията, настройката и свързването със софтуера, който бизнесът вече използва.
Има и текущи разходи за софтуер, лицензи, свързаност и техническа поддръжка. При по-нестандартните проекти понякога няма готово решение и се налага допълнителна разработка. В някои случаи системата трябва да бъде създадена почти от нулата, което променя както бюджета, така и срока за реализация.
Затова сметката трябва да започне от общата цена на завършената и работеща система, а не от цената на отделното устройство. Ако пропуснем част от необходимите компоненти, срокът за изплащане ще изглежда по-кратък, но няма да бъде реален.
В какво се изразява възвръщаемостта?
Най-лесно е да разгледаме възвръщаемостта в три посоки: директно спестени разходи, освободено време на персонала и допълнителни приходи.
Директното спестяване е най-лесно за измерване. То може да идва от по-малко ръчна работа, по-малко грешки при въвеждане, по-добър контрол, ограничаване на злоупотребите или намаляване на други ежедневни загуби. При някои системи е възможно бизнесът да работи и с по-малък екип, но това не бива да се приема като автоматичен резултат от поставянето на устройство.
В заведение за бързо хранене например касиерът рядко само приема поръчки. Той помага на клиентите, следи процеса, подготвя продукти и реагира при проблем. Ако тази позиция бъде премахната, останалите задължения не изчезват. Някой трябва да ги поеме.
По-често системата не премахва човека, а освобождава част от времето му. Клиентът сам въвежда поръчката си, а служителят може да се насочи към подготовка, обслужване или задачи, които преди са оставали на заден план. Това време има стойност, но само ако бъде използвано добре. Ако работата продължи по стария начин, ползата ще остане предимно на теория.
Допълнителните приходи зависят от сферата. В заведение за бързо хранене системата може да помогне за обслужването на повече клиенти в натоварените часове, да намали отказването заради опашки или да повиши средната стойност на поръчката. При автоматизиран магазин или вендинг решение ползата може да идва от продажби извън обичайното работно време. При система за столово или индустриално хранене ефектът може да се изразява в по-бързо обслужване на голям брой хора в кратък времеви интервал и по-добра организация на предварително заявените поръчки.
Не е достатъчно просто да кажем, че една система ще увеличи приходите. Трябва да знаем откъде ще дойде увеличението и как ще го измерим.
Как изглежда основната сметка?
Най-простата формула изглежда така:
Срок за възвръщаемост = първоначална инвестиция ÷ нетен месечен ефект
Нетният месечен ефект включва реално спестените разходи, стойността на използваното освободено време и допълнителната печалба. От тях трябва да се извадят текущите разходи за софтуер, поддръжка, лицензи и свързаност.
Една добра сметка не трябва да започва с желания срок за изплащане, а с честен поглед към процеса. Какво се прави в момента? Колко човешко време изисква? Къде възникват грешки? Какво действително ще се промени след внедряването?
Колкото по-конкретни са отговорите, толкова по-реалистична ще бъде прогнозата. Ако очакваните ползи са описани само с общи изрази като „по-бързо обслужване“ или „оптимизация на персонала“, те трудно могат да бъдат включени в надеждна сметка.
Ползите, които трудно влизат в таблица
Не всяка полза има непосредствено парично изражение. Това не означава, че трябва да бъде пренебрегната.
Добре подбраната система показва на клиентите, че бизнесът се развива и търси по-удобни начини за обслужване. Това може да има положителен ефект върху имиджа на обекта и да повиши доверието. Разбира се, важи и обратното. Бавната, объркваща или ненадеждна система може да отблъсне хората. Новата технология не е предимство сама по себе си. Тя трябва да бъде бърза, разбираема и подходяща за мястото, на което се използва.
Автоматизацията има значение и за задържането на персонала. Все по-малко хора искат да прекарват целия си работен ден в едни и същи повтаряеми действия. Приемането и прехвърлянето на поръчки, набирането на една и съща информация и непрекъснатото повтаряне на едни и същи операции натоварват, дори когато отстрани изглеждат лесни.
Когато част от тази повторяемост бъде поета от системата, работата може да стане по-разнообразна и по-малко натоварваща. Понякога именно това помага на бизнеса да задържи служител, който иначе би потърсил друга работа. Тази полза се изчислява трудно, но цената на постоянното търсене и обучение на нови хора също не е малка.
Към непреките ползи могат да се добавят по-малко грешки, по-добра отчетност, повече информация за поведението на клиентите и по-лесно планиране. Те невинаги дават незабавен приход, но често подобряват начина, по който се управлява бизнесът.
Всяка система ще има собствена сметка
Една универсална калкулация би била удобна, но подвеждаща. Киоскът в заведение за бързо хранене, системата за столово хранене, устройствата за работа с пари в брой и различните софтуерни автоматизации имат различна цена и носят различен вид полза. При едното решение водещо може да е спестеното време, при друго — работата без служител, а при трето — по-добрият контрол и намаляването на загубите.
Затова в тази статия обобщаваме принципите. Във всеки следващ материал от поредицата „Self-service на практика“, посветен на конкретна система, ще има отделна част за нейната възвръщаемост. Ще разглеждаме какво включва инвестицията, какви текущи разходи има, какво спестява и при какви условия има икономически смисъл.
Към настоящия материал постепенно ще добавяме препратки към тези статии. Така всеки ще може първо да разбере общата логика, а след това да види как тя се прилага към решението, което го интересува.
В SelfService.bg вярваме, че добрата сметка не е тази, която обещава най-краткия срок за изплащане. Добрата сметка включва всички разходи, не преувеличава ползите и отчита начина, по който системата ще бъде използвана в реалния живот.
А когато част от неизвестните все още не могат да бъдат определени, най-разумното начало е разговорът. Може да се свържете с нас за безплатна първоначална консултация. Ще разгледаме процеса, който искате да автоматизирате, и ще ви помогнем да определите кои разходи и ползи трябва да влязат във вашата сметка.
