Кога киоскът трябва да приема кеш и кога е необходимо специализирано решение?
Това е втората от две части за плащанията при self-service системите. В първата разгледахме защо за огромна част от обектите е достатъчен киоск с картово плащане и опция „Плати в брой на каса“.
Прочетете Част 1: „Кога киоскът с карта и плащане в брой на каса е напълно достатъчен“
За да предложи плащане в брой, бизнесът невинаги се нуждае от банкнотоприемник и монетен модул във всеки киоск. Клиентът може да създаде поръчката на устройството и след това да я плати на каса.
Има обаче ситуации, в които самият киоск трябва да приема кеш. Има и проекти, при които основният проблем не е начинът, по който плаща клиентът, а контролът върху парите в обекта.
Тези два случая изискват различни решения.
Кога кешовият модул трябва да бъде в киоска?
Вграденото плащане в брой има най-ясен смисъл, когато клиентът няма достъп до каса или служител.
Това може да бъде изнесено устройство, отдалечена локация, денонощен обект или услуга, която трябва да се използва напълно самостоятелно. В тези случаи изпращането на клиента към каса би обезсмислило self-service процеса.
Кешовият модул тук не е допълнителна екстра. Той е необходима част от услугата.
Това означава, че системата трябва да реагира правилно при неразпозната банкнота, недостиг на ресто или технически проблем. Трябва предварително да бъде решено дали устройството ще приема само точна сума, ще изключи временно кешовото плащане или ще продължи само с карта.
При отдалечено устройство няма служител наблизо, който да компенсира пропуските. Колкото по-самостоятелен трябва да бъде киоскът, толкова по-надеждна трябва да бъде конфигурацията.
Двата основни начина за работа с банкноти и ресто
Най-общо могат да бъдат разграничени два основни типа конфигурации.
При първия се използва стандартен банкнотоприемник. Той разпознава и приема банкнотите, след което ги съхранява, но не може да ги върне на клиента. Работи в координация с монетен модул, който приема монети и при необходимост връща рестото изцяло в монети.
Ако клиентът трябва да плати 16 евро и постави банкнота от 20 евро, разликата се изплаща от наличните монети. Затова монетният модул трябва да разполага с достатъчно количество и подходящи номинали.
При втория тип се използва банкнотопреработващ модул. Той не само приема банкноти, но може да съхранява определени номинали за повторна употреба и да ги връща като ресто. В комбинация с монетен модул системата може да изплаща рестото в банкноти и монети.
Този вариант предлага повече гъвкавост и намалява необходимостта цялото ресто да се връща в монети. Същевременно е по-сложен и изисква надеждна софтуерна логика и внимателно управление на наличните номинали.
И при двете конфигурации системата трябва постоянно да знае каква сума е приета, какво ресто трябва да бъде върнато и с кои номинали разполага.
Кешовият модул не е просто допълнение към киоска. Той създава отделен механичен, софтуерен и финансов процес.
Кога е необходимо специализирано устройство за управление на кеша?
Съществува и друга категория решения, която не трябва да бъде смесвана със стандартния киоск за поръчки.
Когато обектът иска да затегне вътрешния контрол върху кешовите операции, да намали касовите грешки, да ограничи риска от злоупотреби от персонала или да защити парите при опит за обир, на помощ идват специализираните устройства за работа с пари в брой.
При тях основната цел невинаги е клиентът да извърши самостоятелно плащане. Целта може да бъде автоматизирано приемане, проверяване, съхраняване и връщане на парите при ограничен пряк достъп на персонала до тях.
Тези системи могат да създадат ясна следа за всяка операция, да улеснят приключването на касите и да намалят разминаванията между отчетените продажби и физическата наличност.
Ползата не се измерва само със скоростта на плащането. Тя може да бъде свързана с по-добра отчетност, по-малко време за броене, по-нисък риск от грешки и по-висока защита на наличните средства.
При този тип проекти кешовата автоматизация е част от системата за вътрешен контрол и сигурност на бизнеса.
Защо най-евтиното решение може да излезе скъпо?
Отстрани кешовата система може да изглежда като екран, корпус и няколко отвора за банкноти и монети. Най-сложната част обаче остава скрита.
Модулите трябва да разпознават парите надеждно, да отхвърлят невалидните средства, да издържат на необходимото натоварване и да работят синхронизирано със софтуера.
При стандартен банкнотоприемник системата зависи от монетния модул за връщане на ресто. При банкнотопреработващ модул рестото може да се изплати в комбинация от банкноти и монети.
Компромисът с качеството може да доведе до блокирани банкноти, липса на подходящо ресто и клиенти, които не могат да завършат покупката си. Тогава ниската първоначална цена се компенсира от прекъсвания, пропуснати продажби и разходи за поддръжка.
При кешовите системи надеждността рядко се вижда в деня на демонстрацията. Тя се доказва след стотици и хиляди реални транзакции.
Три нужди, три различни решения
Разграничението може да бъде направено сравнително ясно.
За огромна част от стандартните обекти е достатъчен киоск с картово плащане и опция „Плати в брой на каса“. Той автоматизира приемането на поръчката, намалява повторното въвеждане и запазва кеша като възможност.
Когато устройството е изнесено, отдалечено или трябва да работи без персонал, може да бъде необходимо в него да се вгради система за приемане и връщане на пари в брой.
Когато проблемът е свързан с вътрешния контрол, касовите грешки, злоупотребите или защитата на парите, правилният избор може да бъде специализирано устройство за управление на кеша.
Това са три различни задачи. Опитът да бъдат решени с една универсална конфигурация лесно води до ненужна цена или до система, която не изпълнява истинската цел на проекта.
В SelfService.bg разглеждаме продуктите през очите на хората, които ще ги използват и управляват. Искаме да бъде ясно кога по-простият модел е достатъчен, кога вграденият кешов модул е необходим и кога бизнесът има нужда от различен тип система за управление на парите.
Не защото един продукт е универсално по-добър от друг, а защото всеки решава различен проблем.
За специализираните устройства за автоматизирана работа с пари в брой ще пишем скоро и много по-подробно. Темата далеч надхвърля обикновения избор между карта и кеш.
